메인 그룹 및 클럽 축제 기획 체크리스트

축제 기획 체크리스트

축제 계획 체크리스트 아이디어 팁 자원 봉사자 이벤트 티켓 부스 게임축제는 사람들을한데 모으거나 대의를 위해 모금하거나 즐거운 시간을 보낼 수있는 좋은 방법입니다. 학교를위한 작은 축제를 열거 나 사람들이 수 마일에서 참석할 대규모 행사를 열거 나이 체크리스트를 사용하여 축제가 원활하게 진행되는지 확인하십시오.

6 개월 이상

  • 이벤트의 목표 설정 -학년 말을 축하하고 있습니까? 당신의 교회에 더 많은 사람들을 끌어 들이고 싶습니까? 대의를 위해 모금? 귀하의 목표는 잠재적 인 참석자 수, 축제를 광고 할 장소 등을 결정하는 데 도움이됩니다.
  • 위원회 구성 -축제 기획위원회에 사람들을 배정하세요. 기금 모금, 행사 기획 및 커뮤니케이션과 같은 다양한 강점을 가진 사람들을 원할 것입니다.
  • 티켓 판매 결정 -티켓을 판매할지 여부를 결정하고 판매 할 경우 가격을 설정합니다. 이것은 또한 당신이 가고 싶은 경로라면 잠재적 인 티켓 공급 업체를 조사하기 시작할 때입니다. 팁 천재 : 축제 티켓 판매 온라인 가입으로 .
  • 축제 계획 체크리스트 다운로드 가능한 인쇄 가능한 아이디어 팁 타임 라인 테마 선택 -전통적인 가을 축제처럼 계절을 기반으로하거나 학교를 마치는 서커스처럼 창의적으로 만들 수 있습니다.
  • 잠재적 인 참석자 수 추정 -첫해라면 알아 내기가 더 어려울 수 있습니다. 지역 주변의 유사한 축제를 출발점으로 삼으십시오. 과소 평가하는 것보다 과대 평가하는 것이 낫다는 것을 기억하십시오.
  • 인구 통계 결정 -어떤 연령대가 대표 될 수 있는지 파악합니다. 이는 행사에서 제공 할 활동과 오락을 계획하는 데 도움이됩니다. 카니발 스타일의 게임 부스? 음악 무대? 둘 다의 혼합물?
  • 모금 계획 만들기 -당신의 목표는 적어도 부분적으로는 좋은 대의를 위해 모금하는 것입니다. 축제 후원자가 수요가 많으므로 일찍 기부를 요청하십시오. 비용을 지원할 타이틀 스폰서를 찾는 것이 특히 유용 할 수 있습니다.
  • 예산 설정 -새로운 축제라면 어림짐작을해야 할 수도 있으니, 주저하지 말고 작게 시작하고 현실적으로 만드세요. 먼저 예산의 출처 (모금, 후원, 기부, 연간 기금 등)를 결정하고 창의력을 발휘할 수있는 방법이 있는지 확인하십시오.
  • 장소 예약 -원하는 장소와 시간에 이벤트를 개최 할 수 있는지 확인하십시오. 계획 한 장비와 활동을 수용 할 수 있도록 위치를 정찰하십시오.
  • 허가 받기 -축제를 열려면 지방 자치 단체의 허가가 필요한지 확인하십시오. 거리를 폐쇄하거나 도시 주차 공간을 차지해야합니까? 그렇다면 허가가 필요할 것입니다.
  • 안전한 -이벤트에 보안 요원이 필요한지 고려하십시오. (그리고 예산에 맞 춥니 다.)

3 개월 후

  • 활동 계획 -축제에서 제공 할 활동을 마무리하고이를 이끌어 줄 직원이나 자원 봉사자에게 의지 할 것인지 결정합니다. 팁 천재 : 시도해보십시오 모금을위한 30 가지 축제 게임 아이디어 .
  • 공급 업체에 문의 -이러한 모든 활동을 수행하려면 도움이 필요할 것입니다. 덩크 탱크, 애완 동물 동물원, 바운스 하우스 등과 같은 스테이션을 조사하고 견적을받습니다.
  • 자원 봉사자 수 -필요한 자원 봉사자 수를 결정하고 온라인 가입 만들기 작업과 시간별로 모두 조정합니다.
  • 도서 엔터테인먼트 -페스티벌에서 선보일 밴드, DJ, 댄서 등을 마무리하세요. 풍선 동물 예술가와 같은 모든 어린이 엔터테인먼트도 마찬가지입니다.
  • 음식 마무리 -어떤 음식을 제공 할 것인지, 자원 봉사자가 요리를 할 것인지 아니면 행사에 음식을 제공 할 것인지 파악하십시오. (이벤트는 칩과 물병을 파는 것처럼 간단 할 수도 있습니다.) 푸드 트럭이나 아이스크림 가판대와 같은 모바일 장치를 예약하세요.
  • 플랜 B를 가지고 -축제가 야외 인 경우 비 계획을 결정하십시오. 이벤트 일정을 변경하거나 실내 근처에서 개최 하시겠습니까?
  • 보안 담당자 고용 -큰 축제가 있다면 건너 뛰고 싶지 않은 단계입니다.
  • 보안 허가 -휴대용 화장실을 주문하거나 행사를위한 다른 욕실 시설을 찾으십시오. 법률에 따라 참석자 수에 따라 특정 수의 욕실이 필요한지 시정촌에 문의하십시오. 주류를 제공 할 계획이라면 필요한 면허를 신청하십시오.
  • 후원자 확보 및 자금 조달 -이것은 당신이 지속적으로 노력해야 할 일이지만,이 시점에서 모금 및 후원 활동이 본격화되어야합니다. 앞으로 몇 달 안에 모든 것이 마무리되기를 원할 것입니다. 귀하가 계획 한 추첨 또는 자동 경매에 대한 품목이나 상품을 기부하도록 지역 기업에 요청하십시오. 팁 천재 : 영감이 필요하십니까? 이것을 시도하십시오 40 개의 조용한 경매 아이템 아이디어 .

한 달 동안

  • 축제 광고 -타겟 고객이 볼 가능성이 가장 높은 매체를 선택하십시오. 고려해야 할 몇 가지 아이디어 : 소셜 미디어 광고, 우편물 또는 기부자 / 부모에게 집으로 가져가는 전단지, 지역 블로그 / 신문 / TV 방송국의 이벤트 장소. 관심을 불러 일으키는 데 도움이되도록 지역 미디어에 티켓 몇 장을주는 것을 고려하십시오. 축제 현장 근처에 날짜와 시간이 적힌 배너를 걸어 관심을 가질만한 인근 주민들을 포착하세요.
  • 활동 마무리 -지금 쯤이면 축제에 포함될 모든 활동에 대해 강력한 계획을 세워야합니다. 모든 절차와 프로세스에 대해 적절하게 교육을받은 각 활동에 대해 리드 자원 봉사자가 있는지 확인하십시오.
  • 주차를 잊지 마세요 -자원 봉사자 모집에 주차 도우미가 포함되어 있는지 확인하십시오. 사람들에게 주차비를 지불하도록 요청하는 경우 귀하의 원인 또는 관련 원인에 기부하십시오.
  • 타임 라인 살펴보기 -공연은 몇시에 시작 되나요? 자동 경매 또는 추첨 당첨자는 언제 발표 되나요? 참석자들이 무엇을 기대해야하는지 알 수 있도록 가능한 한 일정에 가깝게 유지하도록 계획하십시오.
  • 지도 인쇄 -축제 규모가 큰 경우 참석자에게 특정 부스, 엔터테인먼트, 음식 및 화장실을 찾을 수있는 위치를 보여주는지도를 만듭니다. 구급 부스와 용품을 잊지 마세요.
  • 지불 계획을 가지고 -참석자가 페스티벌의 활동 및 음료 (현금, 티켓, 토큰, 팔찌 등) 비용을 지불하는 방법을 결정하고 필요한 액세서리를 얻습니다.
학교 카니발 또는 축제 자원 봉사 일정 및 온라인 티켓 등록 학교 파티 청소년 그룹 자원 봉사자 가입 양식

1 주일

  • 음식 마무리 -이제 얼마나 많은 사람들이 참석할 수 있는지 잘 알고 있어야합니다. 최종 수치의 조정에 대해 케이터링 업체 또는 기타 해당 식품 서비스 제공 업체에 문의하십시오.
  • 최종 커뮤니케이션 보내기 -자원 봉사자들과 정확히 언제, 어디에 있어야하는지에 대해 의사 소통합니다. 혼란 스러울 것 같으면지도를 포함하세요. 팁 천재 : 사용자 지정 미리 알림 및 메시지 보내기 DesktopLinuxAtHome를 통해
  • 팀 리더 설정 -문제가 발생하거나 자원 봉사자가 질문이있을 경우 축제 당일 연락 창구 역할을 할 한 명 또는 여러 명을 지정합니다. 자원 봉사자들에게 휴대 전화 번호를 알려준다.
  • 정리 계획 -페스티벌이 종료 된 후 일어나는 일을 잊지 말고 자원 봉사자들이 쉽게 청소할 수 있도록 필요한 물품을 확보하세요.
  • 더블 체크 세부 사항 -그들은 악마가 세부 사항에 있다고 말합니다. 당신의 모든 것을 생각해 보셨습니까? 티켓, 팔찌, 토큰, 소액 현금이 충분합니까? 자원 봉사자가 제 시간에 (또는 전혀) 나타나지 않으면 어떻게됩니까?
  • 날씨 확인하기 -필요한 경우 비 계획 실행에 대해 논의합니다.

이벤트 당일

  • 부스 또는 텐트 설치 -대규모 축제의 경우 최소 하루나 이틀 전에이 작업을 수행해야 할 수 있습니다. 소규모 행사의 경우 축제가 시작되기 몇 시간 전이면 충분합니다.
  • 주차 표지판을 올려 -차량 통행이 어디로 흘러 가야하는지 명확하게 확인하여 인근 도로가 막히지 않도록하십시오.
  • 역 보안 책임자 -보안 요원을 사용하는 경우 축제 전체의 전략적 위치에 배치하고 잘못된 행동에 대한 프로토콜이 무엇인지 논의하십시오.
  • 판매자에게 지불 -사전에이 작업을 수행하지 않은 경우 여전히 지불해야하는 공급 업체 또는 연예인과 합의 할 준비를했는지 확인하십시오.
  • 자원 봉사자 확인 -자원 봉사자들이 도착하여 체크인 한 후 계획의 공백을 채우십시오. 덩크 탱크에 정말로 세 사람이 필요합니까? 아니면 티켓 부스로 한 명 더 이동시킬 수 있습니까?
  • 침착하게 -축제 참석자들에게 미소로 인사하고 모든 것을 원근감있게 유지하세요. 모든 것이 계획대로 진행되지 않더라도 펀치를 굴려서 사람들에게 가족 및 친구와 즐거운 시간을 보내고 있다는 것을 기억하십시오. 축하할만한 가치가 있습니다!

축제 후

  • 자원 봉사자에게 감사합니다. -자원 봉사자들이 떠날 때 선물 가방이있는 스테이션이나 작은 감사의 표시가 있습니다. 대규모 행사를 위해 나중에 헌신적 인 자원 봉사 감사 행사를 고려하십시오. 팁 천재 : 시도해보십시오 50 가지 저비용 자원 봉사 감사 아이디어 및 선물 .
  • 최종 보고서 작성 -귀하의 비용과 귀하의 대의를 위해 모금 한 금액을 집계하십시오. 다음 이벤트를 계획하는 데 도움이되는 정보를 활용하십시오.
  • 후원자 감사 -스폰서 및 기타 이벤트 기부자에게 메모를 작성하고 우편으로 보냅니다. 최종 보고서의 정보를 사용하여 그들의 후원이 어떻게 달라 졌는지 보여줍니다.

먼지가 가라 앉으면 내년 축제 계획을 시작할 준비가 된 것입니다!

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사라 프라이어 샬럿, N.C.에 살고있는 저널리스트, 아내, 엄마 및 Auburn 축구 팬입니다.




DesktopLinuxAtHome를 사용하면 그룹과 클럽을 쉽게 구성 할 수 있습니다.

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